Dieses Anwenderhandbuch leitet Sie durch das ResourceSpace Digital Asset Management System. Wenn Sie Ihre Mediendateien immer im schnellen und komfortablen Zugriff haben und bequem an weitere Personen weitergeben wollen, bietet ResourceSpace die richtigen Werkzeuge dazu.
In diesem Teil des Handbuchs werden die einzelnen Bereiche und Werkzeuge der webbasierten Software beschrieben.
ResourceSpace ist webbasiert, das heißt der Zugriff auf das System kann von jedem Computer mit Internetzugang genutzt werden.
Zuerst müssen Sie sich in ResourceSpace anmelden. Hierfür haben Sie vom System einen Benutzernamen und ein Passwort erhalten, mit dem Sie sich identifizieren können.
Wenn diese Funktion im System freigeschaltet ist, können Sie auf der Login-Seite einen Zugang anfordern. Dazu müssen Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail Adresse und einen Anti-Spam Code eingeben, der auf der Seite angezeigt wird.
Sollten Sie Ihre Zugangsdaten einmal vergessen haben, können Sie sich mit dieser Funktion Ihren Benutzernamen und ein neues Passwort an Ihre E-Mail Adresse zusenden lassen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass immer Ihre aktuelle E-Mail Adresse im System hinterlegt ist.
Nach dem Login können Sie Ihr Passwort ändern, indem Sie auf Ihren Namen in der oberen Navigation klicken.
Ebenfalls in der oberen Navigation befindet sich der Link zum Abmelden. Sie sollten sich zur Sicherheit nach Ihrer Arbeit mit ResourceSpace abmelden, wenn Sie sich an einem fremden Computer angemeldet hatten bzw. auch andere Personen Zugriff auf Ihren Computer haben.
In diesem Abschnitt wird die Benutzung von ResourceSpace zum Finden von Ressourcen, also Mediendateien, beschrieben. Dazu steht auf nahezu allen Seiten des Systems die Einfache Suche und über einen Link in der einfachen Suche zusätzlich die Erweiterte Suche zur Verfügung. Mit Themen existieren außerdem redaktionelle Zusammenstellungen.
Die einfache Suche wird auf fast allen Seiten im rechten Bereich angezeigt. Zur Eingabe von Suchbegriffen befindet sich oben im Suchformular, ein Textfeld. Welche Metadaten damit durchsucht werden, kann über die Administration eingestellt werden, normalerweise sind dies jedoch alle Metadatenfelder aller Ressourcen.
Je nach Konfiguration befinden sich unter dem Textfeld noch weitere Sucheinstellungen, die zusätzlich zum Textfeld berücksichtigt werden. So können Sie z.B. nur nach bestimmten Medientypen wie Fotos, Dokumenten, Video und Audio suchen oder eine Datumsangabe machen.
Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben, werden nur solche Ressourcen gefunden, in deren Metadaten alle Begriffe enthalten sind. Anhand der indizierten Begriffe schlägt ResourceSpace außerdem schon während der Eingabe Suchbegriffe vor.
Kennen Sie die Ressourcen-ID einer bestimmten Datei bereits, so können Sie diese ebenfalls in das Textfeld eingeben. ResourceSpace zeigt dann direkt die jeweilige Ressource an.
Am unteren Ende der einfachen Suche befindet sich ein Link zur erweiterten Suche. Diese bietet ein Text- oder Auswahlfeld für jedes Metadatenfeld an, das für Ihre Ressourcen konfiguriert ist. So können Sie spezifisch innerhalb der Kategorien suchen. Ihre Suchangaben werden kombiniert und nur solche Ressourcen gefunden, die alle Angaben erfüllen. Kategorien, in denen Sie keine Eingabe bzw. Auswahl vornehmen, werden ignoriert und die Suche nicht eingeschränkt.
Ein Weg, um Ressourcen ohne eine Suchabfrage zu finden, sind die Themen. Diese wurden von den Redakteuren des Systems in Form von Kollektionen zusammengestellt und dann für alle Benutzer des Systems als Themen veröffentlicht. Themen zeichnen sich dadurch aus, dass sie (eine Struktur von) Kategorien wiedergeben oder aber eine Auswahl von besonders wichtigen Ressourcen sind.
Ihre Suchergebnisse werden als Thumbnails, kleine Thumbnails oder als Textliste im Hauptbereich dargestellt. Am oberen Rand finden Sie weitere Informationen zu Ihrer Suche:
Mit einem Klick auf das jeweilige Thumbnail bzw. der Titel der Ressource gelangen Sie in die Detailansicht. Bei jedem Suchergebnis finden Sie außerdem drei Symbole. Diese können Sie nutzen, um bestimmte Funktionen mit der jeweiligen Ressource direkt zu nutzen, ohne diese erst anwählen zu müssen. Die drei Funktionen sind:
In der Ressourcen-Detailansicht werden alle Informationen sowie Werkzeuge zur jeweiligen Ressource angezeigt.
Bei den Ressourcen-Werkzeugen finden Sie je nach Zugriffsrechten alle Download- bzw. Anfrageoptionen für die Ressource. Bei Bildern finden Sie hier zu jeder Downloadgröße eine Angabe der Bildgröße in Pixeln sowie eine Umrechnung, welche Maße diese Downloadgröße bei einer Auflösung von 300dpi hat. Außerdem können Sie die Ressource zur aktuellen Kollektion hinzufügen, sie per E-Mail senden, bearbeiten, löschen sowie das Protokoll zur Ressource anzeigen lassen.
Unter den Ressourcen-Details werden die ausgefüllten Metadatenfelder der Ressource angezeigt.
Falls vorhanden, werden nach den Ressourcen-Details verwandte Ressourcen dargestellt.
Desweiteren findet sich darunter ein Bereich, in dem Sie mit Auswahlfeldern automatisch nach ähnlichen Ressourcen suchen können.
Wenn Sie die Ressource senden (E-Mail) Funktion nutzen, geben Sie eine Liste von Benutzernamen ein, an welche die jeweilige Ressourcegesendet werden soll. An diese Benutzer wird dann vom System eine E-Mail mit einem Link zur Ressource gesendet, mit dem sie die gewünschte Auflösung herunterladen können. So sind Sie nicht an die Größenbegrenzungen für E-Mail Anhänge gebunden.
Sie können außerdem E-Mail Adressen anstelle von bzw. zusätzlich zu den Benutzernamen in die Liste eintragen. In diesem Fall erhalten diese Personen eine E-Mail mit einem speziell präparierten Link, der den Zugriff ausschließlich auf die ausgewählte Ressource ermöglicht. Dieser Link kann zudem mit einem Ablaufdatum versehen werden.
Mit Kollektionen bietet ResourceSpace einen praktischen Weg, Ihre Ressourcen zu organisieren. Sie können mehrere Kollektionen parallel verwalten, wobei eine davon immer ausgewählt ist. Diese Kollektion funktioniert dann ähnlich einem Warenkorb. Sie können Ressourcen der aktuellen Kollektion hinzufügen, aus der Kollektion entfernen, ganze Kollektionen weitergeben oder herunterladen.
Zum Hinzufügen von Ressourcen zur Kollektion wählen Sie in den Suchergebnissen das Kollektionssymbol unter der Vorschau oder in der Detailansicht den Link zur Kollektion hinzufügen unter den Ressourcen-Werkzeugen. Sie können auch ganze Suchanfragen (als gespeicherte Suchanfrage, die dann mit dem Öffnen der Kollektion wieder ausgeführt wird) oder Suchergebnisse (alle gefundenen Ressourcen werden in die Kollektion gelegt) mit den entsprechenden Links am unteren Ende der Suchergbnisse zu Kollektionen hinzufügen.
Im unteren Bereich der Seite wird die aktuelle Kollektion angezeigt. Auf der rechten Seite sind die enthaltenen Ressourcen aufgelistet, links die Werkzeuge. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Dieser Abschnitt beschreibt die Verwaltung, also das Hochladen, Organisieren und Katalogisieren von Ressourcen. Die hierzu benötigten Funktionen stehen nur Redakteuren, d.h. Benutzern mit den entsprechenden Rechten zur Verfügung.
Als Metadaten werden alle Informationen bezeichnet, die nicht Inhalt der Ressource selbst sind. Da ResourceSpace – anders als viele andere Digital Asset Management Systeme – die Mediendateien nicht in einer baumartigen Struktur einsortiert, ist es wichtig, dass die Metadaten möglichst vollständig und aussagekräftig sind.
In der Administration können für jeden Medientyp (z.B. Fotos, Videos, Dokumente und Audio) die Metadatenfelder frei bestimmt werden. Üblich sind hier beispielsweise Angaben über den Urheber, Schlagworte, abgebildete Personen, vor allem aber auch festgelegte Kategorien und andere für den Anwendungsfall spezifische Angaben.
Eine wichtige Aufgabe der Redakteure ist somit das sorgfältige Ausfüllen der Metadatenfelder.
1. Klicken Sie auf Administration in der oberen Navigation.
2. Gehen Sie auf Ressourcen verwalten und dann Ressource hinzufügen.
3. Wählen Sie den Ressourcen-Typ aus (z.B. Foto), füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus und gehen einen Schritt weiter mit Klick auf den vor Button.
4. Wählen Sie nun unter Durchsuchen die gewünschte Datei von Ihrem Computer aus und klicken Sie auf Datei-Upload.
1. Klicken Sie auf Administration in der oberen Navigation.
2. Gehen Sie auf Ressourcen verwalten und dann Ressourcen-Stapelverarbeitung: hinzufügen - Im Browser (Flash oder Java).
3. Wählen Sie den Ressourcen-Typ aus (z.B. Foto) und füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus. Alle Angaben werden für alle Ressourcen übernommen und können dann später bearbeitet werden. Außerdem können Sie auswählen, ob alle hochgeladenen Ressourcen
4. Auf der nächsten Seite können Sie Ihren Computer nach Dateien durchsuchen. Mehrere Dateien können Sie auswählen, indem Sie die Strg (PC) bzw. cmd gedrückt halten.
5. Die Dateien werden dann hochgeladen und die Download- und Vorschaubilder generiert. Während des Vorgangs dürfen Sie die Seite nicht verlassen, da der Prozess sonst abgebrochen wird.
6. Anschließend können Sie die hochgeladenen Ressourcen mit einem Klick auf neue Einträge anzeigen auf der rechten Seite oder Neueste in der oberen Navigation anzeigen.
Ein weiterer Weg zum Upload großer Mengen von Ressourcen ist der Stapelupload per FTP bzw. Upload Ordner. Dazu können Sie (soweit vom Adminstrator des Systems freigeschaltet) die Dateien zum Upload im upload Ordner auf dem Server ablegen bzw. von einem FTP-Server (in diesem Fall müssen Sie in einem Zwischenschritt die Zugangsdaten des FTP-Servers angeben) beziehen.
Von der Detailansicht einer Ressource gelangen Sie über den Link Bearbeiten unter Ressourcen-Werkzeuge in den Bearbeitungsmodus. Im nun angezeigten Formular können Sie die Metadaten der Ressource verändern. Nicht ausgefüllte Felder sind in der Detailansicht nicht sichtbar.
ResourceSpace erlaubt auch das Bearbeiten mehrerer Ressourcen gleichzeitig. Dazu müssen die zu bearbeitenden Ressourcen zunächst in einer Kollektion zusammengestellt werden. Der Link Alle bearbeiten auf der unteren linken Seite öffnet eine Liste aller Metadatenfelder. Mit Hilfe der Checkboxen können Sie auswählen, welche Felder Sie für alle Ressourcen in der Kollektion verändern möchten. Dabei können Sie auch auswählen, ob die Veränderungen bestehende Inhalte ersetzen oder ergänzen sollen.